Le secrétariat RH de votre PME, externalisé et enfin à jour.

À l’embauche : un dossier complet dès le premier jour

Chaque entrée suit la même checklist. Rien ne dépend de la mémoire de quelqu’un.

• Envoi et suivi de la fiche de renseignement préalable à l’embauche
• Collecte et contrôle des pièces : identité, carte Vitale, RIB, diplômes, permis, habilitations
• Salariés étrangers : titre de séjour, demande de vérification de l’autorisation de travail, suivi du renouvellement
• Déclaration préalable à l’embauche, ou transmission des éléments à votre gestionnaire de paie
• Préparation du contrat à partir de vos modèles validés et circuit de signature électronique
• Affiliation mutuelle et prévoyance, justificatifs de dispense d’adhésion
• Demande de visite d’information et de prévention auprès du service de santé au travail
• Inscription au registre unique du personnel
• Remise contre émargement du règlement intérieur, des notices et du livret d’accueil
• Checklist d’intégration : matériel, accès, badge, tenue
• Alternants et stagiaires : conventions, contrats d’apprentissage et dépôt auprès de l’OPCO

Pendant le contrat : des dossiers tenus, des dates surveillées

La vie du contrat produit des documents et des échéances. Nous tenons les deux.

• Tenue du dossier individuel : classement, numérisation, archivage, durées de conservation
• Suivi des périodes d’essai : alerte avant l’échéance, courrier préparé selon votre décision
• Suivi des CDD : dates de fin, renouvellements, délais de carence signalés
• Préparation des avenants sur modèles validés : durée du travail, rémunération, fonction, lieu
• Attestations employeur, certificats et courriers courants aux salariés
• Changements de situation : adresse, RIB, situation familiale, ayants droit mutuelle
• Mise à jour continue du registre unique du personnel
• Demandes de télétravail, de temps partiel, de congés particuliers : dossier et suivi de votre réponse

Préparer ne veut pas dire conseiller. Nous travaillons à partir de vos modèles et de vos décisions. Pour une clause sur mesure ou une situation conflictuelle, nous vous orientons vers votre avocat.

Le quotidien RH : absences, arrêts, variables de paie

Une suite de petites tâches à date fixe. Prises une par une, elles sont simples. Oubliées, elles coûtent cher.

• Enregistrement des demandes de congés payés, RTT, récupérations, congés pour événements familiaux
• Planning des absences, compteurs, relance des congés restant à poser
• Collecte et contrôle des relevés d’heures, heures supplémentaires et astreintes
• Variables de paie préparées et transmises à votre gestionnaire de paie avant la date limite
• Arrêts maladie : réception, enregistrement, transmission immédiate, suivi des prolongations et des reprises
• Accident du travail ou de trajet : déclaration préparée et déposée dans le délai de 48 heures
• Congés maternité, paternité, parental : calendrier, courriers, formalités
• Titres-restaurant, notes de frais, mouvements de mutuelle
• Recrutement côté administratif : annonces, premier tri selon vos critères, planification des entretiens, réponses aux candidats
• Point mensuel : effectifs, entrées et sorties, absences, décisions en attente

Santé au travail, formation, échéances : plus rien ne passe

Un échéancier RH unique, et une alerte écrite avant chaque date, avec l’action attendue de votre part.

• Suivi des visites médicales : information et prévention, périodiques, suivis renforcés, reprise et préreprise
• Prise de rendez-vous, convocations, relances, classement des attestations et des avis
• Tableau des formations obligatoires et des habilitations : CACES, SST, habilitation électrique, FIMO et FCO
• Alerte avant chaque recyclage, recherche de sessions, inscriptions
• Conventions de formation, feuilles d’émargement, attestations
• Demandes de prise en charge auprès de votre OPCO et suivi des remboursements
• Entretiens professionnels et annuels : calendrier, convocations, trames, relance des managers, classement
• Affichages obligatoires et registres : vérification et mise à jour
• Mise à jour administrative du document unique : versions, annexes, diffusion
• CSE : calendrier, convocations, ordres du jour, mise en forme des procès-verbaux, logistique des élections

Au départ du salarié : une sortie propre, sans oubli

Une sortie mal gérée se paie des mois plus tard. La nôtre suit une checklist.

• Checklist de sortie : restitution du matériel, des accès, des véhicules, des badges
• Coordination avec votre gestionnaire de paie pour les documents de fin de contrat
• Remise et signature : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation France Travail
• Information sur la portabilité de la mutuelle et de la prévoyance, radiation auprès des organismes
• Rupture conventionnelle : suivi du calendrier et des formalités administratives, sur vos instructions
• Clôture du registre et archivage du dossier

Pré-comptabilité : des pièces complètes, classées, transmises à l’heure

Votre expert-comptable travaille vite et bien quand il reçoit des pièces complètes. Nous nous chargeons de tout ce qui se passe avant lui.

• Collecte des factures d’achat, tickets et justificatifs auprès de vos équipes et fournisseurs
• Numérisation, nommage, classement et dépôt sur l’outil de votre expert-comptable
• Pointage des pièces avec les relevés bancaires et relance des justificatifs manquants
• Établissement et envoi de vos devis et factures clients, selon vos instructions
• Relances clients par courriel, courrier et téléphone, tableau des encours
• Notes de frais : collecte, contrôle des justificatifs, préparation du remboursement
• Préparation des règlements fournisseurs, soumis à votre validation
• Suivi des contrats et abonnements : échéances, reconductions, résiliations

Nous ne tenons pas votre comptabilité. L’imputation des écritures, la révision, les déclarations fiscales et les comptes annuels relèvent de votre expert-comptable, avec qui nous travaillons volontiers.

Secrétariat administratif : le renfort de votre équipe

En complément du secrétariat RH, dans le même forfait d’heures.

• Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, courriels et comptes rendus
• Gestion d’agenda, organisation de réunions et de déplacements
• Mise en forme de devis, propositions et dossiers administratifs d’appels d’offres
• Tableaux de suivi, mise à jour des fichiers clients et fournisseurs
• Relation administrative avec vos prestataires : assurances, flotte, téléphonie, bailleur
• Classement et archivage numériques, création de procédures internes
• Démarches en ligne auprès des administrations et organismes